Los notarios en Colombia tienen la facultad de expedir copias de los documentos que reposan en sus archivos. Esta función se deriva de su responsabilidad en la creación y protocolización de escrituras públicas, la cual se rige por principios como el de literalidad (los actos notariales constan por escrito) y el de reproducción (necesidad de guardar y custodiar los documentos).

Tipos de copias:

• Auténticas: Autorizadas por el notario, tienen plena validez legal.
• Informales: No autenticadas, sin valor probatorio, solo para consulta.

Reglas y procedimientos para copias auténticas:

1. Derecho de los usuarios: Cualquier persona puede obtener copias auténticas de escrituras públicas.
2. Tipos de copias: Se pueden expedir copias totales o parciales de escrituras y documentos notariales.
3. Forma de expedición: Se usan medios manuales o mecánicos en papel común. Se debe incluir información como el número y fecha de la escritura, y si es copia parcial. Todas las hojas deben ser rubricadas y selladas.
4. Procedimiento para copias parciales:
   • Se deben limitar a un solo acto o contrato dentro del documento, siempre que no haya correlación directa con otros actos o contratos.
   • El notario debe indicar que se trata de una copia parcial y que la información omitida no tiene relación con lo copiado.
5. Efecto jurídico: Las copias notariales auténticas tienen plena fe de su correspondencia con el original.
6. Corrección de errores: Los errores en las copias se corrigen de la misma manera que en los originales.
7. Expedición por otras entidades: Si el archivo notarial no está bajo la guarda del notario, la entidad responsable de su custodia puede expedir las copias.

En resumen, la expedición de copias notariales es una función esencial que garantiza el acceso a la información pública y la seguridad jurídica de los actos notariales.