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Escrituración

Es un documento de naturaleza pública, que por especialidad y finalidad probatoria específica, se encuentra  rodeado de ciertas exigencias solemnes, entre las cuales se destaca la comparecencia de los declarantes que emiten manifestaciones de voluntad destinadas a producir efectos jurídicos, la autorización que del mismo hace  el Notario, una vez comprobado el cumplimiento de los requisitos legales y su tránsito al archivo protocolario, con el objeto de garantizar la guarda y publicidad del instrumento. 

¿Cuáles son los pasos para realizar el trámite de escritura pública?

Consiste en la comparecencia, identificación o emisión de las declaraciones sobre el contrato deseado.  Arts. 4, 6, 9, 14, 17, 24, 29 (D. 960/70).
Consiste en la versión escrita de las estipulaciones y compraventas (documentación) Arts. 14, 15, 16, 17, 18, 19, 28, 38, 31, 32, 33, 34, 43 y 44.(D. 960/70)

Consiste en la firma autógrafa del Notario. Arts. 1, 3, 6, 13, 14, 21, 41. (D. 960/70)

Acto de disposición de un inmueble o mueble el cual se enajena o transfiere a cambio de una suma de dinero.
– Documentos de identificación de los interesados.
– Certificado de tradición reciente.
– Impuesto año gravable.
– Titulo antecedente o escritura pública de adquisición.
– Paz y Salvo del Idu.

Existen más de 200 trámites que se realizan mediante escritura pública, siendo los más comunes los siguientes:

Relacionados con inmuebles

Acto de disposición de un inmueble o mueble el cual se enajena o transfiere a cambio de una suma de dinero. Requisitos:
  1. Copias de cédulas de ciudadanía de los interesados.
  2. Certificado de Tradición y Libertad (vigente).
  3. Escritura Pública o título de adquisición del inmueble.
  4. Paz y salvo del predial del año gravable.
  5. Paz y salvo de valorización (vigente).
  6. Certificación catastral (vigente).
  7. Paz y salvo de administración si los inmuebles están sometido a propiedad horizontal
  8. Certificado médico vigente (mínimo 20 días) en caso de ser vendedor o comprador igual o mayor a 70 años.
  9. Si el vendedor o comprador es una persona jurídica, como una sociedad o un banco, debe aportarse el documento que acredite su existencia y representación legal.
  10. Acta de socios donde autorizan el (yo con yo), es decir cuando el vendedor es el mismo comprador Art. 839 del Código de Comercio
Nota: ARTÍCULO 839. PROHIBICIONES DEL REPRESENTANTE. No podrá el representante hacer de contraparte del representado o contratar consigo mismo, en su propio nombre o como representante de un tercero, salvo expresa autorización del representado. Nota: En el caso de que el mismo vendedor sea el mismo comprador, se debe pedir acta de socios donde autorizan el (yo con yo), Art. 839 Código de Comercio.

En el artículo 1443 del Código civil, se define la donación como:

“…La donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona que la acepta…”

Requisitos:

  1. Copia cédula de ciudadanía del Donante y Donatario.
  2. Escritura Pública del inmueble.
  3. Certificado de Tradición y Libertad (vigente no mayor a 90 días).
  4. Impuesto Predial.
  5. Valorización I.D.U.
  6. Mandar a valuar el inmueble comercialmente, por perito valuador.
  7. Certificado de Contador Público por colegio de contadores (donde se manifieste que cuenta con medios suficientes para llevar un nivel de vida adecuado).
  8. Solicitud de donación (firmada y autenticada por notaria)
  9. Aceptación de donación (firmada y autenticada por notaria)
  10. La cuantía del acto, se calcula por el avalúo comercial del inmueble.

Nota: Cuando el valor supera los 50 salarios mínimos, se debe hacer acto de insinuación de Donación (donde se especifica el motivo de la donación). (Firmada y autenticada por notaria)

Nota: en el caso que la donación sea de dinero entre sociedades, se necesita:

  • cámara de comercio de la sociedad donante
  • cámara de comercio de la sociedad donatario
  • escrito de insinuación de donación
  • escrito de acepto de insinuación
  • copia de las c.c. de representantes legales
  • certificación de contador público
  • sí hay apoderado poder especial aut.
  • copia de cédula de ciudadanía de apoderado especial

“…La permutación o cambio es un contrato en el que las partes se obligan mutuamente a dar una especie de cuerpo cierto por otro…” Art. 1995 del Código Civil

Requisitos:

  1. Documentos de identificación de los contratantes.
  2. Copia del título de adquisición
  3. Certificado de libertad y tradición.(vigente no mayor a 90 días).
  4. Paz y salvo de predial vigente
  5. Paz y salvo de valorización vigente
  6. Paz y salvo de administración, si los inmuebles están sometidos a propiedad horizontal.
  7. Si interviene una persona jurídica, el documento que acredite su existencia y representación legal.
  8. Si se trata de un poder otorgado por escritura pública, aportar de manera adicional su vigencia.

Nota: Se toma para la cuantía y liquidación de gastos notariales el mayor valor del inmueble a permutar.

  • Los poderes otorgados en el exterior deben venir traducidos al español y apostillados o pueden ser otorgados directamente en el consulado colombiano.
  • Para el caso de las sociedades, el certificado expedido por la Cámara de Comercio.
  • Si el Representante Legal tiene limitaciones en sus atribuciones, también debe acompañarse el acta de autorización.
Requisitos:
  1. documentos de identificación de los interesados.
  2. paz y salvo de predial.
  3. paz y salvo de valorización vigente.
  4. Si es constitución de hipoteca abierta lleva carta de aprobación de crédito
  5. Si es constitución de hipoteca cerrada no lleva carta de aprobación de crédito
  6. Poder  especial por escritura pública
Nota:
  • sí es constitución abierta: lleva carta de aprobación de crédito
  • sí es constitución cerrada: no lleva carta de aprobación de crédito
Notas: todas las hipotecas llevan poder especial por e.p. sean abiertas o cerradas.
El deudor asume todo el costo de los gastos notariales, y no se cobra retención en la fuente, los gastos notariales se pagan sobre el 70% de la cuantía.
Requisitos:
  1. Copia de las cédula de las personas que cancelan el Usufructo
  2. Certificado de Tradición y Libertad vigente 1 mes
  3. Escritura Pública.
  4. Impuesto predial.
  5. Valorización.
  6. Certificación Catastral.
  7. Reporte de Obligaciones Tributarias.
Nota: cuando se valla a realizar el acto de cancelación del usufructo.
  • El usufructo se radica como un acto aislado o solo; ya que el o los que cancelan, primero deben restituir la propiedad plena del inmueble para sí, para luego poder vender.
  • Acto de cancelación de Usufructo: la oficina de registro, cobra por el 70% del avalúo catastral del inmueble.

Relacionado con las personas

Requisitos:

  1. Copia autentica del registro Civil de Nacimiento que se va a modificar
  2. Copia del documento de identificación 
  3. Solicitud escrita debidamente autenticada por el interesado. Si el cambio es de un menor de edad, debe realizarlo los padres o quien tenga la patria de potestad
  4. Si uno de los padres del menor es fallecido, allegar copia auténtica del Registro Civil de Defunción.
  5. Copia de la Tarjeta de Identidad en el caso que el menor de edad sea mayor de 7 años. (Obligatorio)
  6. Si se desconoce el paradero de alguno de los padres del menor de edad, el proceso de la corrección debe hacerse ante juzgado de familia.
Nota:  La corrección de registros civiles de nacimiento en cuanto a la fecha de nacimiento no se hace por Escritura Pública, en este caso el interesado debe realizarlo a través de Juez.

Requisitos:

  1. Solicitud escrita debidamente autenticada por el interesado. Si el cambio es de un menor de edad, debe realizarlo los padres o quien tenga la patria de potestad.
  2. Copia Auténtica del Registro Civil de Nacimiento que se va a modificar.
  3. Copias de documento de identificación.
  4. Declaración Extra juicio. (en el caso que se por voluntad y conciencia del incapaz)

 

Es un contrato celebrado ante Notario o ante un Juez, por medio del cual se unen legalmente un hombre y una mujer o dos (2) personas del mismo sexo. 

Requisitos:

  • Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento de los contrayentes no mayor a noventa (90) días de expedido, con la nota de válido para matrimonio o para acreditar parentesco.
  •   Fotocopia del documento de identificación de los contrayentes 
  • Si tienen hijos dentro de la unión deben presentar copia auténtica de los   Registros civiles de nacimiento de los mismos.
  • Fotocopia del documento de identificación de los hijos.
  • Si alguna de las personas contrajo matrimonio anteriormente deben presentar copia auténtica del Registro civil de matrimonio con la nota de divorcio.   
  • Si alguna de las personases solter@ por viudez debe presentar el registro de defunción de su expareja 

Si los contrayentes son menores de edad: Autorización debidamente autenticada por los padres del menor. 

Si uno de los contrayentes es extranjero, se debe aportar: Registros civiles de nacimientos, certificado de soltería, pasaporte o cédula de extranjería debidamente apostillados y traducidos al idioma español de ser el caso. (Si el extranjero no domina el idioma español se debe traer traductor oficial)      

Nota: si hay hijos menores de edad fuera de la unión, se debe anexar como requisito legal el inventario solemne de bienes, aportando el registro civil de nacimiento de los hijos que son menores de edad. este trámite le genera al interesado un costo adicional.

Muy importante: los otorgantes mayores de 70 años, deben aportar certificación médica, del pleno usos de sus facultades mentales.

 

Relacionado con el ámbito familiar

Es un acto jurídico por medio del cual se permite que el patrimonio o un bien de una persona fallecida pase a ser propiedad de sus herederos. Requisitos:
  1. Registro civil de defunción del causante
  2. En caso de que estuviera casado, presentar el Registro Civil de Matrimonio.
  3. Registro civil de nacimiento de los herederos.
  4. Copias de las cédulas de ciudadanía.
  5. Certificado de Tradición reciente.
  6. Impuesto predial año debidamente cancelado
  7. Escritura Pública de adquisición. (Título antecedente).
  8. Vehículo: copia de la Tarjeta de propiedad y certificado de libertad y tradición.

Es el acto jurídico por medio del cual se da la terminación al vínculo del matrimonio civil. Cuando las personas estén de mutuo acuerdo para divorciarse podrán iniciar el trámite de escrituración ante la notaría a través de un abogado, de lo contrario, el trámite deberá realizarse ante un Juez de familia de la República de Colombia.

Requisitos:

  1. Registro civil de nacimiento de los cónyuges.
  2. Registro Civil de Matrimonio.
  3. Registro civil de nacimiento de los hijo en caso de que existan sean mayores o menores de edad.
  4. Copias de las cédulas de ciudadanía y tarjeta(s) de identidad.

De los inmuebles:

  1. Certificado de Tradición reciente.
  2. Impuesto predial año 2023 debidamente cancelado
  3. En caso de que el inmueble esté ubicado fuera de Bogotá se debe aportar Certificado de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y del impuesto de valorización, si aplica en el municipio y en caso de estar sometido a propiedad horizontal, debe aportar la parte pertinente de la unidad que transfiere.
  4. Escritura Pública de adquisición. (Título antecedente).

Pasivos (deudas):

  1. Certificación de las deudas adquiridas.

En caso de que se incluya algún vehículo, Impuesto 2023 y certificado de libertad y tradición.

Requisitos:
  1. Registro civil del causante
  2. En caso de que estuviera casado, Presentar el Registro Civil de Matrimonio.
  3. Registro civil de nacimiento de los herederos.
  4. Copias de las cédulas de ciudadanía de los vendedores y compradores.
  5. Personas mayores de 70 años deben presentar certificado médico de capacidades mentales.
Requisitos:
  1. Registro Civil del causante
  2. En en el caso de que estuviera casado, presentar Registro Civil de Matrimonio
  3. Registro Civil de Nacimiento de los herederos
  4. Copia de las las cédulas de ciudadanía de comprador y vendedor
  5. Personas mayores de 70 años deben presentar certificado médico de capacidades mentales.
  6. Certificado de Tradición reciente.
  7. Impuesto predial debidamente cancelado.
  8. En caso de que el inmueble esté ubicado fuera de Bogotá se debe aportar Certificado de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y del impuesto de valorización, si aplica en el municipio y en caso de estar sometido a propiedad horizontal, debe aportar la parte pertinente de la unidad que transfiere.
  9. Escritura Pública de adquisición.
  10. En caso de que se incluya algún vehículo, Impuesto y certificado de libertad y tradición.
Son los acuerdos que hacen las personas que se van a casar (por matrimonio civil y matrimonio religioso) sobre los bienes que tienen o podrían tener, para incluirlos o no en la sociedad conyugal. Requisitos:
  1. Copias de las cédulas de ciudadanía de los vendedores y compradores.
  2. Certificado de Tradición reciente
  3. Impuesto predial debidamente cancelado.
  4. En caso de que el inmueble esté ubicado fuera de Bogotá se debe aportar Certificado de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y del impuesto de valorización, si aplica en el municipio y en caso de estar sometido a propiedad horizontal, debe aportar la parte pertinente de la unidad que transfiere.
  5. Escritura Pública de adquisición
  6. En caso de que se incluya algún vehículo, Impuesto y certificado de libertad y tradición
  7. Personas mayores de 70 años deben presentar certificado médico de capacidades mentales.
Requisitos:
  1. Presentar el Registro Civil de Matrimonio y/o Escritura de Declaración de Unión Marital con Declaración de Sociedad Patrimonial.
  2. Copias de las cédulas de ciudadanía de los cónyuges o compañeros permanentes.
  3. Certificado de Tradición reciente
  4. Impuesto predial debidamente cancelado.
  5. En caso de que el inmueble esté ubicado fuera de Bogotá se debe aportar Certificado de paz y salvo por impuesto predial que contenga el avalúo catastral y del impuesto de valorización, si aplica en el municipio y en caso de estar sometido a propiedad horizontal, debe aportar la parte pertinente de la unidad que transfiere.
  6. Escritura Pública de adquisición
  7. En caso de que se incluya algún vehículo, Impuesto y certificado de libertad y tradición
  8. Certificación de las deudas adquiridas.
  9. Personas mayores de 70 años deben presentar certificado médico de capacidades mentales.

Es el acto jurídico por medio del cual se manifiesta la existencia de la unión de dos personas, que, sin estar casados ante la ley, han convivido de manera permanente y libre mínimo 2 años

Requisitos:

    1. Registro civil de nacimiento de los compañeros permanentes. (No mayor a tres meses, con nota válido para matrimonio o para acreditar parentezco)
    2. Copias de las cédulas de ciudadanía de los compañeros permanentes.
    3. En caso de tener hijos en la unión aportar Registros Civiles de Nacimiento.
    4. En caso de tener hijos menores fuera de la unión presentar Inventario Solemne de Bienes (Registro Civil de Nacimiento del menor y copia de la cédula del padre o madre o que va a declarar la unión).
    5. Personas mayores de 70 años deben presentar certificado médico de capacidades mentales.
Conforme el Código Civil se define un testamento mediante el artículo 1055 de la siguiente manera: “…El testamento es un acto más o menos solemne, en que una persona dispone del todo o de una parte de sus bienes para que tenga pleno efecto después de sus días, conservando la facultad de revocar las disposiciones contenidas en él mientras viva…” Testamento abierto: 3 TESTIGOS Testamento cerrado: 5 TESTIGOS LOS TESTIGOS NO DEBEN SER FAMILIARES ENTRE ELLOS, NI FAMILIARES DEL TESTADOR, NO CONVIVIR ENTRE ELLOS NI CON EL TESTADOR.
  1. Copias de las cédulas de ciudadanía del testador, beneficiario(s) y testigos.
  2. Certificado de Tradición reciente.
  3. Escritura pública de adquisición del inmueble.
  4. Personas mayores de 70 años deben presentar certificado médico de capacidades mentales.
“Sin perjuicio de la competencia judicial, los notarios podrán sustituir o cancelar mediante escritura pública el patrimonio de familia constituido sobre un bien inmueble”. Art. 84 Decreto 019 de 2012 Requisitos:
  1. La designación del notario a quien se dirija
  2. La identificación, nacionalidad y domicilio del solicitante
  3. Lo que se pretende
  4. La exposición de los hechos que sirven de fundamento a las solicitudes
  5. La identificación, nacionalidad y domicilio de los padres del menor beneficiario, y de este último
  6. La dirección del inmueble, ubicación, cédula o registro catastral, folio de matrícula inmobiliaria y tradición del inmueble al que se le quiere cancelar o sustituir el patrimonio
  7. La dirección o nombre del inmueble, ubicación, cédula o registro catastral, folio de matrícula inmobiliaria y tradición del inmueble al que se le constituye el patrimonio en sustitución
  8. La dirección o nombre del inmueble, ubicación, cédula o registro catastral, folio de matrícula inmobiliaria y tradición del inmueble al que se le constituye el patrimonio en sustitución
  9. Que el nuevo bien sobre el que se constituye o sustituye el patrimonio de familia es propiedad del constituyente y no lo posee con otras persona proindiviso
  10. Que el valor catastral del nuevo inmueble no supere los 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes
  11. Que el inmueble no está gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca, salvo que esta última se vaya a constituir para la adquisición del inmueble
  12. Que el inmueble se encuentra libre de embargo
  13. Las razones por las cuales se pretende cancelar o sustituir el patrimonio de familia.
  14. Relación de los documentos en que se fundamenta la solicitud