Es la diligencia mediante la cual cualquier persona solicita la copia de alguno de los archivos que reposan en el protocolo de la notaría. No obstante, el protocolo notarial debe ser público, existen prerrogativas legales que impiden la expedición de la copia del protocolo tales como, protección de datos, reservas de ley, órdenes judiciales, entre otros.

Conforme al artículo 79 del Decreto Ley 960 del año 1970, se establece lo siguiente:

“…El notario podrá expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de su reproducción mecánica, digitalizada o electrónica. La copia autorizada dará plena fe de su correspondencia con el original.

Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del notario, el servidor público responsable de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias.…”

De lo anterior, y teniendo en cuenta el artículo 80 del Decreto Ley 960 del año 1970, pueden expedirse dos (2) tipos de copias, es decir, copia auténtica y/o copia simple de las escrituras públicas y de los documentos que reposan y hacen parte del archivo de la notaría.

Para solicitar copias de los documentos(o solo escrituras?), puede acercarse directamente a las instalaciones de la Notaría Diecisiete (17) del Círculo Notarial de la Ciudad de Bogotá D.C., y/o hacer la solicitud a nuestro correo electrónico institucional diecisietebogota@supernotariado.gov.co

En cuanto a la solicitud de copias de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunciones, puede hacer la solicitud a través del siguiente link

IMPORTANTE: Para solicitar copias de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción se debe tener en cuenta lo manifestado en la Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión 8, específicamente en el numeral 29.1.3 Expedición de copias y certificados de registro civil:

“…Teniendo en cuenta que los datos relativos al estado civil de las personas son de naturaleza pública, las copias y certificados de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción pueden ser entregadas a cualquier persona sin la autorización previa y expresa del titular, con dos excepciones:

•  El registro civil contenga algún dato sensible

• Se trate de niños, niñas y adolescentes

• Expedición de copias cuando el registro civil contenga dato sensible

En caso de que el registro civil contenga algún dato que pueda catalogarse como sensible por afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, como los relativos a los procesos de adopción, la corrección del componente sexo, la inscripción de personas intersexuales, causa de la defunción, el funcionario registral solo podrá expedir la copia de ese registro civil al titular, sus causahabientes, sus representantes legales, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, por orden judicial o a los terceros autorizados por el titular o por la ley.  …”

Adicionalmente,  para la expedición de los registros civiles relacionados con los menores de edad se debe tener en cuenta el numeral f de la Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión 8, específicamente en el numeral 29.1.3 Expedición de copias y certificados de registro civil, en el cual en su tenor literal dice:

“Expedición de copias y certificado de Registro Civil de datos de niños, niñas y adolescentes

Con el fin de respetar y proteger el interés superior de los niños, las niñas y adolescentes, para la expedición de copias o certificados de registros civiles de menores de 18 años, se deberá acreditar alguna de las calidades establecidas en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, de personas a las cuales se les puede suministrar la información: – A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; – A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; – A los terceros autorizados por el representante legal del titular o por la ley.  …”